Quand vous entendez le mot « bureautique », pensez-vous à de gros robots qui entrent dans votre bureau et prennent en charge votre travail ? Détrompez-vous ! La bureautique peut vous permettre de consacrer plus de temps aux tâches importantes, stimulantes et plus agréables de votre travail. Par ailleurs, vous pouvez affiner vos photos et bien d’autres choses encore. Ces applications portent ensemble un nom. Il s’agit d’outil bureautique. Découvrons-les.
Outil bureautique : définition
Le terme « bureautique » fait référence aux acronymes « bureau » et « informatique ». On peut donc le définir comme l’ensemble des techniques, applications et outils informatiques utilisés dans les fonctions de bureau. Ils sont utilisés pour améliorer, optimiser et automatiser toutes les procédures ou tâches connexes. Dans ce sens, les outils bureautiques sont un groupe de programmes qui offrent diverses fonctionnalités. Ils sont considérés comme largement utilisés dans le domaine professionnel, ainsi qu’à un niveau personnel et académique.
Ils aident à inventer, créer, diriger, transmettre et protéger les informations nécessaires dans ces environnements. Qu’il s’agisse de saisie de données, de gestion de fichiers et de documents, de dictée, de télécopie, d’archivage, de microfilmage, etc. En outre, ces applications très utiles apportent une grande commodité au partage de fichiers. Certains d’entre eux vous aident également à modifier des données en temps réel et surtout avec un grand nombre d’utilisateurs.
Quelles sont les catégories des outils bureautiques ?
Il existe un large éventail d’outil bureautique. Cependant, voici quelques groupes.
Processeurs
Ils sont aussi connus sous le nom de « traitements de texte ». Ce sont les outils bureautiques les plus utilisés. Il s’agit d’une catégorie de logiciels multifonctionnels permettant d’écrire avec différentes tailles et polices de lettres et de caractères. Les traitements de texte prennent en charge la création, la modification, l’édition et le traitement de tout écrit dans différents formats. Par exemple, Word.
Tableaux de calcul
Ces applications permettent : de stocker des données, d’effectuer des coupes et des calculs ainsi que des analyses sur celles-ci. En d’autres termes, elles sont basées sur un type de document qui facilite la manipulation de données. Il s’agit des chiffres et des caractères alphanumériques disposés dans un tableau, généralement composé de cellules. Par exemple, Excel.
Éditeurs d’images
Ce sont des applications bureautiques qui supportent et facilitent le traitement et la manipulation d’images, de vidéos, etc. Elles permettent à leurs utilisateurs d’éditer des images et des vidéos de la manière la plus simple. Ces outils aident à les redimensionner, les recadrer et les retoucher. Par exemple, adobe Photoshop.
Les éditeurs de projets
En bref, ces outils informatiques et bureautiques vous permettent de : gérer vos projets. Cela signifie qu’ils simplifient l’organisation de toutes les données. Ils sont aussi utilisés dans la planification des tâches et la gestion des ressources nécessaires pour atteindre un certain objectif. Par exemple, Projet Microsoft.
Les avantages et inconvénients des outils bureautiques les plus populaires
Les outils bureautiques sont indispensables pour la gestion des tâches quotidiennes, qu’il s’agisse de travailler sur un rapport ou d’éditer une photo. Chaque outil a ses propres avantages et inconvénients.
Microsoft Office est l’un des logiciels les plus populaires au monde en matière d’édition de documents. L’avantage principal de ce programme est sa grande compatibilité avec différents formats. Effectivement, il permet aux utilisateurs de créer des documents dans divers formats tels que Word ou Excel. Toutefois, le coût élevé du logiciel peut être un frein pour certains utilisateurs.
Contrairement à Microsoft Office, Google Docs est gratuit et accessible depuis n’importe quelle plateforme connectée à Internet. Il possède aussi une fonctionnalité intéressante qui permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même document tout en étant géographiquement dispersées. Le seul bémol est qu’il nécessite une connexion internet permanente afin que tous les collaborateurs puissent accéder aux modifications apportées par chacun.
iWork offre des applications similaires à celles proposées dans Microsoft Office telles que Pages (traitement de texte), Numbers (tableau) et Keynote (présentation). Ce point fort se trouve dans son interface intuitive facilement compréhensible pour tout type d’utilisateur, même ceux dont la connaissance en informatique est limitée. Toutefois, cette solution est uniquement réservée aux utilisateurs d’appareils Apple.
OpenOffice est une suite bureautique open source qui offre des outils de traitement de texte, de tableur et même un logiciel de présentation. Le principal avantage de OpenOffice c’est qu’il est gratuit et compatible avec différents formats. Les fonctionnalités ne sont pas aussi étendues que celles proposées par Microsoft Office, notamment en termes d’interopérabilité, mais répondent largement aux besoins courants.
Il n’y a pas de réponse unique concernant le choix entre ces différentes options. Cela dépendra principalement du budget disponible, du niveau d’utilisation attendu et aussi des préférences personnelles. Quelle que soit la solution choisie, elles ont toutes leur propre valeur ajoutée pour aider à réaliser efficacement les tâches quotidiennes.
Comment choisir les meilleurs outils bureautiques en fonction de vos besoins ?
Il faut choisir les bons outils bureautiques en fonction de vos besoins spécifiques. Pour y parvenir, il faut trouver des solutions adaptées.
Type d’activité :
Si votre travail implique principalement la rédaction ou l’édition de documents texte, il serait judicieux d’opter pour une suite bureautique comme Microsoft Office ou Google Docs. Si vous avez besoin de réaliser des présentations régulièrement, alors Keynote (Apple) pourrait être plus approprié.
Budget :
Le prix est un facteur déterminant dans le choix des outils bureautiques. Certains logiciels sont gratuits tels qu’OpenOffice et Google Docs tandis que Microsoft Office requiert une licence payante. NB: Il existe aussi des versions gratuites avec certaines limitations. Pour les utilisateurs occasionnels ou ceux qui ont juste besoin d’un traitement de texte simple, ils peuvent opter pour OpenOffice sans dépenser un centime. NB: Bien qu’il soit possible que les coûts soient couverts par l’employeur s’il a acheté une licence collective. Pour ceux qui travaillent sur Mac OS X, iWork peut être une bonne option puisqu’elle est préinstallée sur tous les ordinateurs Apple vendus après 2013. En revanche, si vous êtes déjà engagé auprès du système Windows et souhaitez rester sur cette voie, Microsoft Office peut être une option plus avantageuse. Le pack comprend non seulement les logiciels bureautiques tels que Word et Excel, mais aussi Outlook pour la gestion des courriels.
Collaboration :
Si vous travaillez en équipe ou si vous avez besoin de partager vos documents avec d’autres personnes régulièrement, alors Google Docs est un choix idéal grâce à la possibilité d’une collaboration simultanée. NB: Bien que l’outil soit gratuit, il nécessite qu’un compte Google soit créé afin de pouvoir être utilisé et surtout partagé avec des collaborateurs extérieurs. Les fonctionnalités de partage sont aussi incluses dans Microsoft OneDrive, qui permet aux utilisateurs de partager leurs fichiers et documents avec des collègues, même ceux n’ayant pas accès au logiciel. Ils peuvent ainsi visualiser le contenu sans avoir à acheter une licence spécifique.
Chaque outil a ses propres avantages et inconvénients. Au moment du choix final, il faut se poser les bonnes questions : Quelles tâches dois-je accomplir ? De combien ai-je besoin pour répondre efficacement à mes besoins ? En tenant compte de ces éléments clés lors du choix des outils bureautiques adaptés à votre activité professionnelle sera gagnant car cela générera un gain significatif en termes d’efficacité.
