De nos jours, dans une entreprise, la technologie gagne de plus en plus de terrain. Elle touche aujourd’hui presque tous les services, et même celui de la comptabilité. Certains entrepreneurs et dirigeants peuvent encore être réticents par rapport à cette digitalisation comptable. Cette réticence s’explique entre autres par la disparition des documents comptables en version papier, ce qui n’est pas rassurant. Pourtant, cette dématérialisation du processus comptable présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Zoom sur la digitalisation comptable et ses avantages.
La dématérialisation comptable, en quelques mots
Rappelons que la digitalisation est une démarche qu’on met en place dans une entreprise en intégrant les technologies numériques. Ceci dit, pour la dématérialisation ou la digitalisation du processus comptable, on numérise tous les documents comptables de la société. Ça ne s’arrête pas à la dématérialisation des factures, car c’est tout l’ensemble du processus de comptabilité qui va être dématérialisé. En effet, cette transformation digitale ne se limite pas au scan des documents comptables pour avoir des versions numériques. On y va plus loin en ayant recours à des logiciels et à des outils adaptés pour l’élaboration d’un devis et d’autres pièces. La dématérialisation comptable permet une fluidification et une automatisation des données et des activités.
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Les avantages de la digitalisation du processus comptable
Jusqu’ici, votre service comptable a très bien fonctionné avec ces tas de papiers et ces documents établis manuellement. Notez toutefois qu’avec la dématérialisation du processus comptable, votre entreprise peut :
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- Diminuer certains coûts : le traitement de la comptabilité à la main représente un coût qu’on ne calcule pas toujours. En effet, il y a entre autres le prix du papier et de l’impression ainsi que le coût engagé pour le local nécessaire à l’archivage de vos documents. Il ne faut pas non plus oublier que le traitement manuel requiert plus de temps et qui dit plus de temps, dit plus d’argent. En dématérialisant le processus comptable, vous pouvez réduire ces coûts. En utilisant aussi moins de papiers, vous pourrez faire un petit geste pour l’environnement,
- Gagner du temps : combien de temps votre comptable met-il pour établir un devis ? Même s’il est expert, expérimenté et qualifié, il passera au moins cinq minutes sur un seul devis. Avec un logiciel, ce sera plus rapide et ce dernier va d’autant plus faciliter le travail du comptable, car il y aura moins de manipulations à faire. Il pourra alors se consacrer davantage à des missions à plus forte valeur ajoutée. Cette dématérialisation facilite et simplifie la recherche de documents, ce qui fera aussi gagner du temps,
- Éviter au maximum les pertes et les erreurs : Avec ces piles de dossiers sur le bureau et dans les armoires, même si on est strictement bien organisé, on ne peut écarter les risques d’erreurs et de pertes. La dématérialisation du processus comptable peut aider l’entreprise et ses collaborateurs à réduire au maximum, voire à éviter ces risques. Elle met également à l’abri vos documents contre les sinistres comme les dégâts des eaux et les incendies qui peuvent les abîmer.
Pour cette dématérialisation comptable, il faut choisir un logiciel qui respecte les obligations légales.
