OpenOffice est un produit bureautique dont les utilités ne passent plus inaperçues pour les utilisateurs d’outils informatiques. Par sa ressemblance quasi-totale avec Microsoft Office, OpenOffice sert à réaliser toutes les formes de tâches possibles sur les logiciels de Microsoft Office. Plus encore, il présente de nombreux autres avantages en tant que logiciels de bureau, à savoir la gestion des documents. Comment gérer vos documents avec OpenOffice ? Découvrez-le à travers cet article.
Utiliser le module Open Office Writer pour les documents écrits
Sur OpenOffice, toutes les activités bureautiques exécutables sur Microsoft Office de Windows, le sont aussi. Cela se fait grâce aux modules d’exécution d’OpenOffice : « Rédacteur », « Calculez », « Impress », « Base », « Dessinez » et « Math ». Ceci étant, chacun de ces modules sert à exécuter des activités, dont la gestion.
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En considérant le module Open Office Writer, ce dernier est transposable à MS Word. Il sert à créer, modifier, traiter et mettre en format des textes. Par sa fonction de prise en charge des documents Word, ce logiciel encore appelé Open Office Writer permet aussi la gestion de tout document écrit.
Utiliser le module Open Office Calc pour les documents feuilles de calcul
Après le module Rédacteur du logiciel OpenOffice, figure un deuxième module dénommé Open Office Calc. Il s’agit d’un module identifiable à MS Excel. Il permet non seulement de prendre en charge des documents du tableur Excel, mais aussi de créer, modifier, enregistrer et gérer des documents en feuilles de calcul.
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Utiliser le module Open Office Impress pour les documents de présentation
Open Office Impress est un troisième module du logiciel OpenOffice. Substituable au fameux Microsoft PowerPoint, ce module est chargé de faciliter la création, le montage, la modification et la prise en charge des documents de présentation. Les fonctionnalités sont tout aussi intéressantes sur le module, que sur le PowerPoint. En plus, celui-ci est gratuit contrairement à Microsoft.
Utiliser module Open Office Base pour les documents en base de données
Pour répondre aux besoins en création, modification et gestion des bases de données, Open Office Base est le module idéal sur OpenOffice. Il assure une gestion bien organisée des données enregistrées en tables. Mieux, il est aussi efficace que son homologue MS Access.
Utiliser module Open Office Draw pour les documents de dessins
Dans la gamme des modules d’OpenOffice, se trouve un cinquième appelé Open Office Draw. Ce module sert principalement à la création des dessins et représentations graphiques. Par la même occasion, elle sert à prendre en charge, gérer et modifier tout type de documents de dessins numériques.
Utiliser le module Open Office Math pour les documents de formules mathématiques
Open Office Math est le dernier module du logiciel OpenOffice. Il intervient dans la mise au point de tout type de formules mathématiques. À la différence du module Open Office Calc, ce dernier n’est pas un tableur ou une feuille de calcul. Sa gestion des documents de formules mathématiques est aussi efficiente.
Utiliser le module Open Office PDF pour la conversion de documents en PDF
Le format PDF (Portable Document Format) est un format de fichier très populaire pour la gestion et le partage des documents. OpenOffice propose aussi son propre module pour convertir directement les documents en PDF. Ce module s’appelle OpenOffice PDF.
La conversion d’un document en PDF avec ce module est simple et rapide. Tout d’abord, il faut ouvrir le document à convertir dans OpenOffice Writer, puis cliquer sur l’option « Exporter au format PDF » dans le menu Fichier. On peut choisir les options de conversion selon ses besoins : qualité d’image, compression du texte, inclusion ou non des polices intégrées, etc.
Une fois toutes les options choisies, il ne reste plus qu’à donner un nom au nouveau fichier et à l’enregistrer sous forme de fichier PDF. Avec cette méthode simple mais efficace grâce à OpenOffice PDF, il devient facile de partager des documents tout en garantissant leur lecture sans altération ni modification par les destinataires.
Il faut noter que certains éléments peuvent être amenés à changer lorsqu’un document passe du format Word traditionnel au format PDF via OpenOffice PDF. Il faudra donc vérifier attentivement chaque point afin de s’assurer que rien n’a été modifié ou affecté durant la conversion.
OpenOffice offre une solution gratuite et pratique pour la gestion optimale des différents types de documents numériques : textuels ainsi que mathématiques avec respectivement Writer et Math ; tandis qu’avec Calc, gérer vos tableurs deviendra chose aisée ; quant aux présentations visuelles, Impress se charge admirablement bien du dossier ; pendant qu’enfin Draw permettra une édition graphique complémentaire. Quant à OpenOffice PDF, il permet une conversion rapide et efficace des fichiers en format PDF pour une gestion fluide de tous les types de documents numériques.
Utiliser le module Open Office Extension pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires à OpenOffice
OpenOffice est un logiciel gratuit et open-source qui offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des documents numériques. Il existe des besoins spécifiques de chaque utilisateur et certains pourraient avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans le logiciel standard. C’est là qu’intervient le module OpenOffice Extension. Cette extension permet d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires à OpenOffice afin de répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.
Les extensions peuvent être téléchargées gratuitement sur Internet depuis différents sites web spécialisés ou encore directement à partir du site officiel d’OpenOffice (extensions.openoffice.org).
Une fois que vous avez trouvé une extension appropriée, il suffit de la télécharger en cliquant sur « Télécharger ». Lorsque le téléchargement est terminé, double-cliquez sur l’extension pour lancer son installation.
Il importe néanmoins d’avoir recours aux extensions les plus sûres possibles. Raison pour laquelle il faut veiller à n’utiliser que les modules provenant uniquement du site officiel d’OpenOffice ou encore depuis les sites partenaires reconnus par la communauté Open Source.
Parmi les nombreuses extensions disponibles, certaines doivent être considérées comme indispensables selon votre utilisation personnelle du programme : c’est notamment le cas avec PDF Importer, une extension très utile si vous travaillez régulièrement avec des fichiers PDF et souhaitez pouvoir éditer ces derniers au sein même du traitement de texte Writer. Il y a aussi Linguist qui permettra quant à lui d’effectuer des corrections orthographiques bien plus poussées et ce, sur plusieurs langues.
Pensez à bien noter que les extensions doivent être régulièrement mises à jour pour rester compatibles avec la dernière version d’OpenOffice. Pour vérifier si une extension nécessite une mise à jour, il suffit de se rendre dans le menu Outils > Gestionnaire des extensions.
Le module OpenOffice Extension est un outil puissant qui permet aux utilisateurs d’ajouter facilement des fonctionnalités supplémentaires à leur logiciel OpenOffice gratuit et open-source. Toutefois, il faut garder en tête qu’il est primordial de n’utiliser que les extensions provenant du site officiel ou encore depuis des sites partenaires reconnus par la communauté Open Source.
